15 praktische tips voor een goed functioneringsgesprek

Zo maak je van elk functioneringsgesprek en motivatie gesprek, 15 tip uit de praktische tips

1. Weet waar je het over hebt

Het klinkt misschien best wel vreemd, maar leidinggevenden hebben soms geen helder beeld van het functioneren van een medewerker en dan wordt het lastig om een goed gesprek met een medewerker te voeren. Mijn ervaring is dat zo’n gesprek in principe twee kanten op kan gaan. Of het wordt een gezapig nietszeggend gesprek, waaraan degene om wie het gesprek gaat niets heeft, of het wordt heibel omdat er zaken op tafel komen die niet onderbouwd kunnen worden. Het vervelende is dat dit vaak gesprekken zijn die medewerkers zich extreem lang blijven herinneren en die de relatie langdurig kan beschadigen.

Tussentijdse evaluatiegesprekken zijn een goed hulpmiddel om een goed en compleet beeld te creëren van de medewerker. Dat zijn bij voorkeur gesprekken in de informele sfeer op de werkvloer, waarbij de medewerker de kans krijgt om te vertellen waar hij trots op is oftewel wat hem goed afgaat, maar ook wat hij nog lastig vind. Deze aanpak leidt ertoe dat je niet in de klassieke valkuil stapt, die inhoudt dat het gesprek betrekking heeft op het functioneren van de medewerker tijdens de laatste drie maanden voor het gesprek, of nog erger dat je bij collega’s te rade moet gaan…

2. Benadruk het positieve

Kritiek leveren is niet moeilijk en kan iedereen en helaas zijn velen van ons opgevoed in een tijd dat er door alles en iedereen vooral werd gekeken naar alles wat fout gaat. Benadruk vooral de positieve punten van het functioneren van een medewerker en besef dat ieders individuele kwaliteiten de kracht van een team vormen. Ik gebruik altijd de metafoor van een voetbalelftal, in een voetbalteam heeft iedereen zijn positie op basis van z’n kwaliteiten en de kunst van de coach is iedereen op de plek te zetten waar hij het best tot z’n recht komt. In een bedrijf is dat niet anders, ja toch?

 

3. Schep een duidelijk verwachtingspatroon

Het is frustrerend wanneer je medewerker andere verwachtingen van het gesprek hebt dan je leidinggevende. Je medewerker zit zich al weken te verheugen op een riante salarisverhoging, maar jij als leidinggevende wil dat deze keer niet bespreken. Communiceer als leidinggevende vooraf duidelijk het format en maak vooral duidelijk wat de medewerker kan verwachten, maar ook wat hij niet kan verwachten.

4. Voorbereiding = 90% van het succes

Dit is een van de meest wezenlijke tips die ik je kan geven. Zorg dat je de inhoudelijke zaken zoals ik die in de eerste tip heb beschreven voor elkaar hebt, zodat je niet hoeft te improviseren tijdens het gesprek, zoals mij ooit eens is gebeurt, lang geleden….Dan komen we bij de mentale voorbereiding en dat doe je door je een positieve voorstelling te maken van de persoon met wie je het gesprek hebt, schrijf bij voorkeur 3 positieve eigenschappen van de persoon op, zo ga je het gesprek in ieder geval positief in.

‘Een mens verandert pas,

als hij ontevreden is over zichzelf”

5. Neem de tijd en respecteer de privacy

Het functioneringsgesprek is als het goed is een van de belangrijkste gesprekken van het jaar. het is belangrijk dat de medewerker aan alles merkt dat hij in het middelpunt staat. Allereerst doe je dat door de tijd te nemen, geen haastwerk, geen telefoontjes en niet gelijk te zake komen. Zorg dat de medewerker zich ‘veilig’ kan voelen, de locatie is daarbij van groot belang. Meeluisteren is desastreus en meekijken is in principe niet gewenst, tenzij dit de bedoeling is, zoals mijn Rotterdamse oud-collega.

6. Geen scheidsrechter

Als leidinggevende ben je er niet om te beoordelen hoe goed of hoe slecht een medewerker het doet. Het is jouw taak om het functioneren van je medewerker te verbeteren, dat doe je door jouw invloed op de medewerker te vergroten, zodat de medewerker zijn potentieel maximaal kan benutten. Dit is een inspirerende rol. Inspireren komt trouwens af van het Latijnse inspirare, wat staat voor lucht geven.

7. Wie vraagt die leidt

Veel leidinggevenden hebben de neiging om te veel te zenden en dat is bij een functioneringsgesprek nu net niet de bedoeling. Zorg dat je maximaal een derde van de tijd aan het woord bent en luister actief en vat samen en vraag door, dat is een techniek, die vereist dat we ons hoofd echt leeg hebben en voor 100% bij het gesprek zijn. Opperste concentratie dus. Dat samenvatten is ook nog een dingetje, ga daarbij uiterst nauwkeurig te werk, waarbij interpretatie op de loer ligt. Als een medewerker vertelt dat hij graag kwalitatief goed werk aflevert, vat dat dan niet samen als dat hij ambitieus is.

8. Geen manipulatieve vragen

‘Je bent het toch met mij eens dat dit niet door de beugel kan?’ Deze manipulatieve vragen hebben zo’n duidelijke voorkeur en ondertoon dat de medewerker niet anders kan dan meegaan in het verhaal. Juist omdat er een bepaalde  gezagsverhouding is, zijn dit soort vragen uit den boze. Stel goede vragenwant goede gerichte vragen, geven inzicht en helderheid. Onduidelijke vragen leiden tot onduidelijke antwoorden en zorgen dus voor verwarring. Probeer ook zoveel mogelijk open vragen te stellen.

9 Zorg voor frequentie

Maak indien gewenst direct duidelijke wanneer er een volgend gesprek is. De medewerker weet zo wanneer de gemaakte afspraken geëvalueerd worden. Zeker wanneer er sprake is van disfunctioneren is het belangrijk om elkaar te zien in een vaste structuur en wellicht overbodig: zorg voor een goede verslaglegging.

10 Formuleer zorgvuldig

‘Ik ga bekijken of je in aanmerking komt voor een hoger salaris’. Met deze vraag schep je een verwachting, die je wellicht niet kunt nakomen. Wees specifiek in de zaken die je bespreekt. Het is vervelend als een medewerker een afspraak anders interpreteert, dan hoe jij het bedoeld had.

11 De kaart is niet het gebied

Iedereen heeft zijn eigen blik op de wereld, dat wil zeggen dat iedereen op zijn eigen manier naar een situatie kijkt en op basis daarvan reageert. Het is belangrijk om daarmee rekening te houden, iedereen heeft zijn eigen waarheid.

12 Biedt ondersteuning aan

Wanneer een medewerker het lastig vindt om aan een bepaalde competentie te voldoen, is het slim om deze medewerker te koppelen aan een medewerker die juist erg goed is in die bepaalde competentie. Het mes snijdt dan aan twee kanten. Het getuigt ook van goed werkgeverschap om een training aan te bieden.

13 Buitengewone prestaties

Beloon buitengewone prestaties ook buitengewoon, dus niet in geld, maar juist in iets bijzonders. Een etentje in een goed restaurant, of een bezoek aan de sauna. Bedenk iets ludieks, maar denk vooral ook aan de partner van de medewerker.

14 Weerstand

Weerstand is belangrijk om te signaleren, het zijn vaak non-verbale signalen die duiden op weerstand. Het is belangrijk om hierop in te spelen.

15 De bijvangst

Een goed functioneringsgesprek is een prachtige manier om je positie als leider te versterken en het saldo op je emotionele bankrekening te vergroten.

Gesprekstechnieken en gespreksvaardigheden zijn een belangrijk onderwerp binnen de trainingen van Eminence Trainingen. Deze trainingen zijn zeer geschikt voor startende leiders of managers, die vanuit de werkvloer zijn doorgegroeid. Juist deze medewerkers verdienen het om getraind te worden op het gebied van lastige communicatieve uitdagingen en laat dat maar aan ons over!

Tijdloos leidinggeven is duurzaam leidinggeven

Tijdloos leiderschap zal alle hypes overleven en is de beste preventie tegen stress en burnouts. Eminence Trainingen geeft trainingen in tijdloos leiderschap en de Experience Days zijn een goede manier om daar als beslisser vrijblijvend kennis mee te maken.